En nuestra empresa hace tiempo que decidimos no responder a peticiones de presupuesto colectivas o masivas por varios motivos.
¿Qué son las peticiones masivas?
Se trata de correos electrónicos que van destinados a multiplicidad de destinatarios. A veces el remitente coloca en el campo «To:» o «Para:» la lista de todos los destinatarios. Otras veces se envía en mensaje a sí mismo y coloca en «BCC:» (blind copy o copia oculta) a la lista de múltiples destinatarios.
Normalmente se escribe el correo como si estuviera destinado a una persona o empresa sola pero basta con mirar la información del envío (incluso ampliando la información sobre el header o encabezado del email, si se tienen dudas) para ver que se trata de un email masivo enviado a multiplicidad de personas.
Clientes inteligentes
El mismo viernes recibimos una de estas peticiones de una empresa y la persona remitente decía:
Asunto: Presupuesto traducción
Remitente: Cliente Destinatario: El mismo cliente
«A ver, yo te envío esto a ti y en copia oculta a ellos?
Te lo envío, vale? 🙂
Buenos días,
Somos una empresa dedicada a X y elaboramos manuales por encargo.
Mi pregunta es la siguiente:
Necesito un presupuesto para un manual y saber plazos de entrega.
La traducción es al inglés.
Les envío una muestra.»
Ante esto les dije a las chicas de Presupuestos que no respondieran. Simplemente porque si la gerente de la empresa es tan cutre que delega la tarea de enviar una petición masiva a una empleada que es idiota y no sabe hacerlo, es improbable que esa persona nos interese como cliente.
Clientes serios
Las empresas serias con un departamento de compras no operan así. No es la forma de tratar con los proveedores en una empresa seria. Si no tienen departamento de compras como mínimo tendrán un responsable de compras o una persona encargada. Lo habitual es que también exista un procedimiento o manual de compras que usualmente incluye los siguientes pasos:
– Definición del producto o servicio a comprar y el presupuesto disponible;
– Búsqueda y preselección de proveedores potenciales;
– Petición de presupuestos a los proveedores potenciales preseleccionados (por supuesto de manera individual a cada proveedor);
– Estudio / análisis de los presupuestos recibidos;
– Aprobación de un presupuesto;
– Encargo del trabajo con petición de documentación como la firma de un contrato, etc. (si procede).
En definitiva, un cliente que merezca la pena nunca va a enviar una petición masiva a 100 personas porque no es la manera de trabajar de las empresas serias.
No existe la obligación de responder
Nosotros respondemos a todos las peticiones que recibimos y yo hago un seguimiento regular para ver y comprobar que se ha respondido a todos los correos. Insisto a los empleados para que respondan y envíen un presupuesto en el menor plazo posible y les vuelvo a insistir si veo que no han respondido en X plazo. Es importante responder a todo el mundo y responder a todos los correos (por cortesía y profesionalidad). Incluso aunque se nos pase un correo y respondamos tarde, aún así hay que responder para explicar el motivo del retraso en la respuesta o pedir disculpas.
Sin embargo, cuando recibimos un correo masivo no es un correo que tengamos que responder. De la misma forma que no responderíamos a un spam para decir: «gracias por el envío masivo que nos hace llegar de su catálogo de productos«, y sería absurdo hacerlo, no estamos obligados a responder a un correo masivo de petición de presupuestos.
Supongamos que vemos un cartel en la calle que dice: SE BUSCAN TRADUCTORES. Si nos interesa, llamaremos y si no nos interesa, no tenemos por qué llamar ni estamos obligados a hacerlo.
Otra cosa es que nos envíen una petición a nosotros personalmente: «Hola, León: mándame un presupuesto del documento adjunto«. En ese caso, sí hay que responder porque es un mensaje personal de una persona que espera nuestra respuesta. En el caso de los emails masivos, el remitente espera que le contesten una parte de los destinatarios pero seguramente no se espere una tasa de respuesta superior a un 10% (que es una buena tasa para una campaña de email marketing, por ejemplo).
Alguna persona habrá que responda pero no tenemos por qué ser nosotros. En nuestro caso como ya tenemos muchos presupuestos que dar a lo largo del día y no nos sobra tiempo no podemos dedicarle tiempo valioso a responder a mails masivos… Antes de eso tenemos a los clientes en la lista de respuestas prioritarias y, como ya he dicho, estamos trabajando en mejorar los tiempos de respuesta, de modo que no tendría sentido añadirnos tareas para responder más tarde.
En definitiva y, como resumen, diría que en vez de quejarse de las «subastas de tarifas» lo que tendrían que hacer es simplemente ignorar estas peticiones. No hay ninguna «subasta de tarifas» porque solo se subasta el que responde y ofrece algún presupuesto ridículamente bajo, que es lo que busca este tipo de clientes.
Como ya he dicho en las empresas que compren con alguna regularidad, existe un manual de compras y una de las secciones de ese mismo manual de compras tratará el procedimiento a seguir cuando un proveedor realiza una oferta por debajo de los precios habituales de un mercado y lo habitual es que esa oferta se rechace por sospechosa o bien, si se aprueba, solo será tras realizar un cuestionario o solicitar al proveedor documentación o aclaraciones adicionales para ver cómo ha llegado a ese precio… Y si las explicaciones se aceptan, se acepta el presupuesto y, si no, no se acepta y se rechaza…
Así es cómo funciona en las empresas que compran habitualmente y tenga un mínimo de seriedad y rigor. Lo demás son empresas sin experiencia en compras que no nos ofrecen (a nosotros) ninguna garantía: ni de pago, ni de seriedad, ni de que no vayan a cambiar a otro proveedor y dejarnos colgados con el encargo, etc.
Por tanto, lo dicho: pasad de ellos y no os preocupéis tanto porque no merece la pena.
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