La Apostilla de la Haya

Orígenes de la apostilla

El 5 de octubre de 1961 se firmó en La Haya el conocido como Convenio de la Haya (denominado en ocasiones indistintamente “Convención de la Haya”). En ese momento, para legalizar documentos pertenecientes a un país diferente a aquel en el que se pretendían validar, era necesario realizar trámites de legalización diplomática y consular. Sin embargo,  en este Convenio se configuró la Apostilla, expedida por la autoridad competente del Estado del que procedía el documento como único requisito exigible para legalizar documentos a ojos de otros Estados signatarios del Convenio.

Modelo de la traducción: en la página anterior aparece la traducción estándar del texto, que nos sirve para reflejar el contenido en otro idioma

¿Qué certifica la apostilla?

La apostilla certifica exclusivamente la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, de haberlo, la identidad del sello o timbre del que el documento público esté revestido, pero nunca el contenido del documento para el cual se expidió. A pesar de que muchos lo crean, la apostilla no certifica la validez ni la autenticidad del documento original, solo la firma del mismo y aquí mostramos unos ejemplos de apostillas en los que se dice que no se hacen responsables del contenido del documento

¿En qué idiomas se emite la apostilla?

A pesar de que en el encabezado de la apostilla siempre figura el nombre del Convenio de la Haya  en francés (“Convention de La Haye du 5 octobre 1961”), el Convenio regula únicamente el contenido de la Apostilla, y solo indica en relación con las lenguas de emisión que la Apostilla podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida. Esto significa que cada Estado signatario redactará sus Apostillas en su propio idioma oficial. Varios traducciones del texto oficial de la Apostilla y están disponibles en la página web oficial del Convenio de la Haya (Sección Apostilla).

La apostilla en España: regulación más actual

Desde la entrada en vigor del Convenio, el funcionamiento de la apostilla en España ha estado regulado por el Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre. Sin embargo, tras la Constitución Española de 1978 y los cambios en la estructura territorial del Estado que trajo consigo, las circunstancias obligaron a una reordenación de las autoridades encargadas de apostillar.

En 2011, se introduce la novedad de la Apostilla emitida en soporte electrónico, para los documentos públicos judiciales y administrativos, que les confiere la misma validez que la versión en soporte papel.  Para su administración y control se crea, por la Orden JUS/1207/2011 de 4 de mayo, el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia.

¿Necesito apostillar mi documento? ¿Cómo lo hago?

En esta sección hablaremos de cómo apostillar un documento en España únicamente. Aunque los traductores jurados no nos encargamos de este proceso muchas veces nos preguntan. Cuando nos preguntan normalmente diremos que el cliente se asesore con un servicio especial de inmigración y en webs como esta donde indican el proceso para apostillar un documento paso a paso: Cómo apostillar documentos en España paso a paso (2026) — Acacia Cargo

Para resumir un poco el artículo sobre todo indican los organismos donde hay que apostillar y primero si hay que apostillar un documento (si es público) o legalizarlo (si es privado)

EJEMPLOS DE APOSTILLADO
Documento a apostillar	Dónde apostillarlo
Título de Bachiller o universitario	En el Ministerio de Educación
Compulsa notarial	En el Colegio Notarial
Certificado de matrimonio	En el Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma a la que pertenezca la provincia del Registro Civil que emitió el certificado
Partida de nacimiento	En el Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma a la que pertenezca la provincia del Registro Civil que emitió la partida

¿Cómo es una apostilla?

El único anexo al Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961 indica que apostilla, tanto en soporte papel como electrónico, tendrá la forma de un cuadrado de al menos 9 centímetros de lado, y expresará las menciones que se incluyen en el anexo del Real Decreto vigente. Las apostillas emitidas en soporte papel figurarán en el propio documento apostillado. Cualquier documento que figure por separado debe quedar unido al documento apostillado.

A continuación pueden ver un modelo de apostilla redactada originalmente en español:

¿Dónde se registran las apostillas?

Las legalizaciones únicas o apostillas de todos los documentos públicos que se emiten tanto en soporte papel como electrónico se registran y archivan en el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia.

¿Qué documentos necesitan llevar apostilla?

Como ya hemos mencionado, deben llevar apostilla para su legalización los documentos públicos, pero… ¿cuáles son?

Se consideran públicos los siguientes documentos:

• los emitidos por una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado;
• los administrativos;
• los notariales y los emitidos por fedatarios públicos;
• las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

Sin embargo, la Convención no se aplica a los siguientes documentos:

• los emitidos por agentes diplomáticos o consulares;
• los administrativos relacionados con operaciones mercantiles o aduaneras.

Y, ¿la traducción jurada necesita llevar apostilla?

No, ya que, como podemos ver, las traducciones juradas no son documentos públicos. Lo que confiere legalidad a una traducción jurada es el sello y la firma del traductor, especialmente habilitado para ello por la Oficina de Interpretación de Lenguas del Ministerio de Asuntos Exteriores.

Para jurar sus traducciones, el traductor jurado debe incluir al final de ellas una certificación en la que indica que la traducción que ha realizado es una copia exacta y fiel del documento original, y dicha certificación debe ir acompañada del sello oficial del traductor y de su firma registrada, las cuales otorgan validez legal a la traducción.

¿Y quién certifica la firma del traductor jurado?

La certificación de las firmas del traductor jurado las hace el Ministerio de Asuntos Exteriores. Hay que señalar que un error común es que el cliente insista en apostillar traducciones que son para España. En las traducciones juradas que vayan a surtir efecto en España normalmente no procede legalizar la firma del traductor jurado, por lo que el Ministerio de Asuntos Exteriores no realiza este trámite.

Si va a presentar una traducción jurada a español en España no es necesario legalizar la firma del traductor. La traducción ya es oficial y las traducciones directas (a español) no necesita legalizarlas en el MAEC. Sin embargo, si va a presentar la traducción en el extranjero y se trata de una traducción inversa (en nuestro caso de español a inglés), puede que tenga que legalizar la traducción (debe consultar esto con el organismo que le haya pedido la traducción jurada). Las traducciones juradas se legalizan en el Ministerio de Asuntos Exteriores con un sello de legalización. Para pedir cita previa es necesario seguir los pasos que se indican aquí: PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE CITA PREVIA PARA LEGALIZACIONES

¿Se deben traducir las apostillas? Argumentos para justificar la traducción jurada de las apostillas desde el punto de vista de la práctica profesional

La Apostilla de La Haya no requiere traducción obligatoria pero traducirla evita problemas.

Para nosotros viene siendo la práctica profesional hace años que sea así. Además, si te fijas bien en la apostilla hay muchos elementos y recuadros que no vienen traducidos y uno se pregunta si al indicar que «aparece una apostilla» si es suficiente o no. Puede que sea lo más fácil pero no es lo más conveniente y riguroso.

En teoría no es necesario, ya que la Apostilla, al ser producto de un convenio internacional, se realiza «precisamente para evitar trámites de legalización consular y otras gestiones que éstos conllevan, como las traducciones de dichas legalizaciones.»

Ha sido una discusión durante muchos años, por ejemplo, en listas de correo electrónico, si era necesario o no traducir la apostilla pero la práctica profesional revelaba que sí era necesario. Hoy en día te puedes encontrar con que en alguna AI te dice que no hay que traducir la apostilla pero en otras sí. Desde un punto de vista estrictamente jurídico, la Apostilla no siempre necesita traducción. Sin embargo, nuestra experiencia profesional nos lleva a recomendar su traducción prácticamente en todos los casos para evitar incidencias con la autoridad receptora. Añade muy poco al presupuesto de traducción frente a los problemas que puede dar no traducirla. Otro motivo para traducirla es que el documento debe replicar lo más exactamente posible la disposición de los elementos del documento original y por lo tanto sería necesario que apareciese en la traducción la apostilla.

¿La apostilla se pone antes o después de la traducción jurada? Me han dicho que conviene apostillar primero y jurar luego. ¿Puedo apostillar después de hacer la traducción jurada? ¿Qué ocurre si apostillo después de traducir?

Como regla general diría que evita muchos dolores de cabeza el apostillar antes de hacer la traducción jurada. Si haces la traducción y luego le añades la apostilla puede pasar que la agencia de traducción diga que son dos traducciones diferentes y que te cobren dos traducciones o que la hagan con dos traductores jurados diferentes y que no sean idénticas la primera y la segunda traducción.

Si absolutamente no te queda más remedio que traducir primero y luego poner la apostilla y volver a traducir, por los trámites que estás haciendo o por la urgencia de los plazos te diría que te asegures de que el traductor o la agencia esté informada de lo que vas a hacer y que te digan por escrito que no te van a cobrar la apostilla como si fuese una jurada nueva sino solo la página de la apostilla o las palabras que salgan de la apostilla.

En nuestro caso, le diríamos a los clientes que sí podemos traducir primero y luego añadir la apostilla y le indicaríamos si vamos a cobrar más o no. También les diríamos que nos den un margen para añadirla (que suele ser lo más problemático más que añadir la traducción). Porque puede ser que el cliente primero traduzca y se presente la traducción, luego añada la apostilla y en el acto o en horas o minutos pretenda tener la traducción de la apostilla añadida a la jurada. Esto suele ser un problema porque puede ser que el traductor que les hizo la primera traducción ya no tenga tanta disponibilidad para añadirles la apostilla.

¿Qué ocurre si traduje el documento con un traductor o agencia y ahora quiero añadir la apostilla con otro diferente? ¿Me cobran la jurada?

Aquí seguramente te cobren la jurada porque la primera traducción no la ha hecho el traductor que va a hacer la segunda traduccion. Este es un caso en los que te van a cobrar todo el documento de nuevo. Porque hay que hacerlo de nuevo según el criterio del segundo traductor y, además, no lo tendrás en Word sino en PDF y hay que volver a hacerlo.

¿Cómo se traducen los campos de la apostilla?

En cuanto a la traducción de los campos estándar de la apostilla como nombre, número, firma, eso sí, deben ser las mismas que las que figuran en el modelo oficial. Si dice «under the number», por ejemplo, nosotros diremos «n.º» y no «bajo el número». porque es la traducción que figura en el modelo oficial. Son pequeños detalles en los que hay que fijarse y por ello es mejor descargarse el modelo.

Documentos comunes que se apostillan

¿Qué documentos suelen apostillarse?