Gastos deducibles para traductores autónomos

Cuando trabajas como traductor autónomo, gastas dinero para poder realizar tu trabajo: compras un ordenador, pagas programas de traducción, contratas Internet o encargas una revisión a otro profesional.

Algunos de esos gastos pueden descontarse de los ingresos antes de calcular los impuestos. Es lo que normalmente llamamos «desgravar», aunque la expresión más precisa es deducir un gasto.

La idea básica es bastante sencilla: si has necesitado algo para trabajar, es posible que puedas incluirlo como gasto profesional. Sin embargo, debes poder demostrar que realmente está relacionado con tu actividad.

Este artículo ofrece información general para profesionales que trabajan en España. Las circunstancias de cada autónomo son diferentes, por lo que, en caso de duda, conviene consultar a un asesor fiscal o a la Agencia Tributaria.

Las tres preguntas que debes hacerte

Antes de incluir una compra como gasto, hazte estas tres preguntas:

¿Lo necesito realmente para trabajar? Un programa de traducción tiene una relación muy clara con la actividad. Una videoconsola, normalmente, no.

¿Tengo una factura? Lo más seguro es pedir una factura completa a tu nombre, con tu NIF. Un movimiento bancario demuestra que pagaste algo, pero no siempre explica exactamente qué compraste.

¿Lo he registrado correctamente? El gasto debe aparecer en los libros que estás obligado a llevar como autónomo.

La Agencia Tributaria resume estas condiciones diciendo que el gasto debe estar relacionado con la actividad, correctamente registrado y convenientemente justificado.

¿Qué suele poder deducir un traductor?

Un traductor utiliza muchos servicios y herramientas que tienen una relación evidente con su trabajo. Por ejemplo, los programas de traducción asistida, los correctores, los diccionarios, el reconocimiento de texto, la firma electrónica, el almacenamiento en la nube y las aplicaciones de facturación o gestión de proyectos.

También pueden incluirse los servicios de otros profesionales. Si contratas a otro traductor, un revisor, un maquetador, un informático, un abogado o un asesor fiscal, su factura normalmente será un gasto relacionado con tu negocio.

Lo mismo sucede con el alojamiento de la web, los dominios, la publicidad, las campañas en buscadores y otros servicios utilizados para conseguir clientes. Las cuotas pagadas a la Seguridad Social como autónomo también son un gasto deducible en el IRPF.

Esta tabla es solo orientativa. Dos gastos con el mismo nombre pueden recibir un tratamiento distinto dependiendo de cómo se utilicen.

El ordenador no siempre se descuenta de una vez

Si compras papel o material de oficina, normalmente consumes esos productos en poco tiempo. Un ordenador o una impresora, en cambio, pueden durar varios años.

Por eso, los equipos de cierto valor no siempre se descuentan completamente el año de la compra. Su coste puede repartirse durante varios ejercicios. Este reparto se llama amortización.

No necesitas hacer estos cálculos de memoria. Lo importante es conservar la factura e indicar a tu asesor qué has comprado y cuándo comenzaste a utilizarlo. La Agencia Tributaria publica las tablas que se aplican a los profesionales en estimación directa simplificada.

Si trabajas desde casa

Muchos traductores trabajan en una habitación de su vivienda. En ese caso, es importante haber comunicado a Hacienda qué parte de la casa se utiliza para la actividad.

No puedes descontar toda la electricidad, el agua o Internet simplemente porque trabajes en casa. La regla general del IRPF para los suministros toma el porcentaje de la vivienda destinado al trabajo y aplica después un 30 % sobre ese porcentaje.

Imagina que tu despacho ocupa el 20 % de la casa:

20 % de la vivienda × 30 % = 6 % de los suministros.

En ese ejemplo, el resultado general sería un 6 %, no un 20 %. Puede aplicarse otro porcentaje si eres capaz de demostrar que refleja mejor el consumo profesional, pero necesitarías pruebas suficientes.

El alquiler, los intereses de una hipoteca y otros gastos relacionados con la vivienda siguen reglas diferentes. Por eso conviene que un asesor revise este apartado.

Internet y teléfono

Una conexión a Internet se utiliza muchas veces tanto para trabajar como para cuestiones personales. Eso puede dificultar la deducción.

Tener una línea de teléfono exclusivamente profesional o una factura separada facilita mucho la justificación. Si todo está mezclado en una misma factura doméstica, no es prudente deducirla completa sin consultar antes.

Cursos y libros

Un curso de traducción jurídica, una formación sobre una herramienta profesional o un diccionario especializado tienen una relación fácil de explicar con la actividad.

En cambio, resulta más difícil justificar un curso que no guarde una relación clara con los servicios que ofreces. No basta con decir que cualquier aprendizaje puede ayudarte de alguna forma en el futuro.

La pregunta útil es: ¿podría explicar con facilidad para qué necesitaba esta formación en mi trabajo como traductor?

Viajes y comidas

Un viaje para asistir a un congreso, visitar a un cliente o realizar una interpretación puede ser un gasto profesional. Conviene conservar no solo las facturas, sino también el programa del evento, los correos de la reunión o cualquier otra prueba que explique el desplazamiento.

Las comidas tienen condiciones especiales. Deben estar relacionadas con la actividad, realizarse en establecimientos de restauración u hostelería, pagarse por medios electrónicos y respetar los límites legales.

Comer fuera un martes no convierte automáticamente la comida en profesional. Tiene que existir un motivo relacionado con el trabajo. La Agencia Tributaria explica los requisitos y las cantidades máximas.

Seguro médico

El seguro de enfermedad puede deducirse en el IRPF dentro de ciertos límites. La cobertura puede corresponder al propio autónomo, a su cónyuge y a los hijos menores de 25 años que convivan con él.

El límite general es de 500 euros al año por cada persona cubierta. Cuando esa persona tiene una discapacidad, el límite asciende a 1.500 euros.

Cuidado con el coche

El coche es uno de los gastos que más problemas plantea. Muchos profesionales creen que pueden descontar automáticamente el 50 % del vehículo y de la gasolina. No es así.

En el IRPF, Hacienda suele exigir que el vehículo se utilice exclusivamente para la actividad, salvo algunas excepciones. Para un traductor que trabaja principalmente desde casa, demostrar esa utilización exclusiva puede ser difícil.

En el IVA existen reglas diferentes y, en determinadas circunstancias, puede admitirse una deducción parcial. Eso no significa que la misma parte pueda descontarse también en el IRPF. Antes de deducir un coche, combustible, reparaciones o aparcamiento, lo sensato es consultar el caso concreto.

IRPF e IVA no son lo mismo

Este punto parece complicado, pero puede resumirse fácilmente:

• En el IRPF, un gasto reduce el beneficio sobre el que pagarás el impuesto.
• En el IVA, puedes restar determinado IVA pagado del IVA que has cobrado a tus clientes.

Que un gasto sea deducible en el IRPF no significa necesariamente que puedas deducir todo su IVA. Cada impuesto tiene sus propias reglas.

No se trata de «ver si cuela»

Incluir gastos profesionales legítimos es completamente normal. Lo que no conviene es añadir compras personales con la esperanza de que Hacienda no las revise.

Si la Agencia Tributaria rechaza un gasto, puede exigir que devuelvas lo deducido, junto con intereses y, dependiendo del caso, una sanción.

La regla más sencilla es esta: debes poder explicar qué relación tiene el gasto con tu trabajo, conservar una factura adecuada y registrarlo correctamente. Si la explicación resulta demasiado complicada, consulta antes de incluirlo.